СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ.
Системы Автоматизированной Обработки Информации (САОИ) представляют собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в цифровом выражении об имуществе, обязательствах организации или предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех операций.
Перед системами автоматизированной обработки информации стоят следующие задачи:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;
- Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразности; наличием и движением имущества; использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
В данном курсе будут рассмотрены следующие программные продукты:
1. Текстовый редактор MS Word.
2. Табличный процессор MS Excel.
3. Квартальный отчет 1ДФ.
4. Персонифицированный учет
Квартальный отчет 1ДФ
Форма 1ДФ является обязательным ежеквартальным отчетом для всех субъектов, будь вы частным предпринимателем или юридическим лицом. Форма сдается в Налоговую инспекцию того района, в котором зарегистрировано ваше предприятие. Этот отчет представляет собой информацию о том, сколько начислено заработной платы, какая ее часть выплачена, сколько подоходного налога начислено за отчетный период и сколько его перечислено. Отчет представляется в двух экземплярах на бумажном носителе и на дискете (при наличии компьютера).
Персонифицированный учет.
Согласно Указа Президента Украины № 401/98 от 4 мая 1998 года « Про заходи щодо впровадження обліку відомостей у системі обов'язкового державного пенсійного страхування» и соответственно постановлению КМУ от 4 июня 1998 г. № 794 и от 8 июня 1998 г. №832 введен персонифицированный учет взносов каждого работника в Пенсионный фонд на протяжении всей трудовой деятельности. Программа « Автоматизированное рабочее место работодателя для подготовки персональных отчетов о доходах, трудовом стаже и размерах взносов, выплаченных в ПФУ» (АРМ - Р) передаётся на каждое предприятие. Персонификация делается по итогам года, т.е. когда вы уверены, что за отчётный год прошли все корректировки. Отчёт в персонификации представляется на бумажных носителях, подписанных руководством и на дискете в виде zip-файлов, которые автоматически формируются в АРМе.
Понятие компьютерной информационной
системы предприятия.
Одно из значений понятия «система» – это совокупность элементов, которые работают одновременно при выполнении задания. Ее разновидностью является информационная система – организованный набор элементов, которые собирают, обрабатывают, предают, сохраняют и предоставляют данные. Информационная система состоит из людей, оборудования, процессов, процедур, данных и операций. Но, следует понимать, что использованием средств вычислительной техники понятие информационных систем не ограничивается. Понятие «система» здесь следует употреблять в двух толкованиях:
1. Как некий метод, суть которого – в рациональном объединении и упорядоченности всех элементов во времени и пространстве таким образом, что каждый из них способствует успешной деятельности всего объекта.
2. Как объект, который имеет достаточно сложную, первым делом упорядоченную внутреннюю структуру (например, производственный процесс). Каждая информационная система включает в себя следующие компоненты:
- Структура системы – множество элементов системы и взаимосвязей между ними, например, организационная и производственная структура предприятия.
- Функции каждого элемента системы. Пример: управленческие функции – принятие решений в определенных структурных подразделениях предприятия.
- Вход и выход каждого элемента и системы в целом. Пример – материальные или информационные потоки, которые приходят в систему или вводятся ею.
- Цель и ограничения системы и ее отдельных элементов. Пример – достижение наибольшей прибыли, финансовые ограничения.
- Компьютерная информационная система предприятия – совокупность экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических приспособлений и решений, а также специалистов, предназначена для обработки информации и принятия управленческих решений.
Поскольку сложная система всегда многофункциональна, информационная система может классифицироваться по разным признакам:
Ø уровнем управления (высшим, средним, оперативным)
Ø видом управляемого ресурса (материального, трудового, финансового и информационного)
Ø областью применения (банковские информационные системы, фондового рынка, статистические, налоговые, бухгалтерские, страховые и т.д.)
Ø функциями и стадиями управления.
Компьютерные информационные системы на предприятии играют значительную роль. Они непосредственно влияют на планирование и принятие управленческих решений, номенклатуру и технологию изготовления, и реализацию товаров и услуг.
Деятельность хозяйственного объекта базируется на трех компонентах:
1. Система управления предприятием.
2. Его экономической системе.
3. И информационных технологиях, которые используются как инструментарий двух предыдущих.
предприятия является бухгалтерская информационная система, где своевременно и систематически накапливается и обрабатывается информация, связанная с учетом, контролем, планированием, анализом и регулированием. На основании этих данных формируется информация о работе предприятия, сравниваются фактические показатели и нормативные, формируются глобальные и локальные направления по установлению причин отклонения и корректировки результатов, осуществляется прогнозирование эффективности политики управления производством.
Компьютерная информационная система предприятия
Информационная система большого предприятия характеризуется следующими признаками:
1. Длительный жизненный цикл; разнообразие аппаратного обеспечения, которое используется, но жизненный цикл которого меньше, чем у системы, которая создается.
2. Разнообразное программное обеспечение; масштабность и сложность задач, которые решаются.
3. Пересечение большого количества различных предметных областей.
4. Территориальное деление и соответствующую ему ориентацию на использование локальных и глобальных вычислительных сетей для обмена и обработки информации.
При создании таких систем возникают проблемы, связанные с совмещением программного обеспечения, безопасностью сохранности информации, независимостью от аппаратных и программных платформ, разделением доступа к информационным ресурсам.
Особенности организации учета при применении Компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ).
Главной целью функционирования бухгалтерской информационной системы на предприятии является обеспечение руководства предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений. Некоторые предприятия используют также не финансовую информацию. В таком случае на предприятии создается экономическая информационная система, которая состоит из взаимосвязанных подсистем, которые обеспечивают управленческий аппарат необходимой информацией. При этом бухгалтерская подсистема является самой важной, так как выполняет определенную функцию в управлении потоком информации о состоянии объекта управления, направлении его поступления во все составляющие предприятия, а также заинтересованным лицам вне его. На современном этапе в условиях перехода на международные стандарты изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основным пользователем были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия решения как внутри предприятия, так и для внешнего употребления, что касаемо пользования учетной информации. Прежде всего, она дает количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производством и коммерческой деятельностью предприятия, как планирования, контроль и анализ.
Выделяют две стадии автоматизации учета:
1. Механизацию работ на отдельных участках с помощью вычислительных устройств (так называемую «малую механизацию»).
2. Комплексная автоматизация бухгалтерского учета в условиях автоматизированной системы управления предприятием.
Способы обработки учетной информации разделяются на три вида:
- Бумажный
- Механизированный
- Автоматизированный
При этом первые два способа можно объединить под общим названием «без компьютерный способ». Автоматизированные информационные технологии образуют человеко-машинную систему, которая функционирует на основании вычислительных сетей и других современных видах компьютерной техники, которые обеспечивают комплексное выполнение функций бухгалтерского учета. Автоматизация учета вносит определенные изменения в технологию работы бухгалтерии. Реальный ресурс времени введения бухгалтерских операций с помощью компьютерной сети позволяет существенно ускорить весь процесс учета. При изменении данных на одном рабочем месте результаты сразу же становятся доступными всем пользователям, которые работают в этой сети.
Специализированные бухгалтерские программы позволяют:
1. Составлять оборотную ведомость и баланс в любой момент времени при любом количестве введенных хозяйственных операций.
2. В любой момент времени корректировать введенную информацию:
а) изменять суммы, даты, содержимое и комментарии;
б) дополнять журнал операций новыми в любом месте и последовательности;
в) целиком и полностью учитывать какие-либо данные, если они введены ошибочно.
3. Создавать любые отчеты на основании журнала операций.
Основным значением бухгалтерских программ является облегчение рутинной работы бухгалтера по составлению различных ведомостей, журналов, отчетов и справок, требуемых во всевозможные фонды и организации. Суммы по первичным документам, согласно балансовым счетам разносятся автоматически, при условии их корректного ввода бухгалтером или оператором. Вероятность арифметических ошибок так же крайне мала. Использование средству автоматизации позволяет практически полностью решить проблему точности и оперативности информации. В течение нескольких минут могут быть подготовлены разнообразные и полные данные, необходимые для принятия эффективного и своевременного решения. К тому же, правильный выбор способов автоматизации и программного обеспечения легко и мгновенно адаптирует работу бухгалтерии в связи с изменениями законодательства и правовых норм.
Прикладное программное обеспечение для обработки экономической информации на ПЭВМ
Компьютеры нашли широкое применение в различных сферах, но в зависимости от области применения к программному обеспечению предъявляются соответствующие требования. В экологических приложениях главными являются:
1. Развитое программное обеспечение, ориентированное на не программиста, для обработки текстов и таблиц, автоматизированного составления и ведения ведомостей, реализация функций типа «электронная почта» и «электронный секретарь», подготовки графических материалов.
2. Обеспечение поддержки программных и аппаратных средств либо поставщиком, либо специализированной организацией (речь идет об обновлении версий ПО, организация обучение сотрудников и т.д., т.е. сервисное обслуживание).
Рассмотрим программные средства, используемые не только непосредственно для обработки экономических данных, но и сфере управления, в административно-хозяйственной деятельности организаций. Сдерживающим фактором совершенствования технологии административного труда является отсутствие недорогих технических средств. Между потребителями результатов обработки информации и электронными устройствами существует территориальная и технологическая разобщенность, которую опять же нужно преодолевать с помощью технических и программных средств, что требует определенных затрат. Появление персональных компьютеров значительно упростило все существующие проблемы. Современное программное обеспечение создало для начинающих пользователей наиболее благоприятный режим работы. Это достигается ориентацией на общение при помощи привычных знаков, к общению с помощью меню, причем меню во многих приложениях однотипны. Например, в MS Word и MS Excel, идут вначале операции над файлами, о чем говорит заголовок «файл», далее «Вид», что дает возможность выполнять операции над текстом. Кроме это существуют панели, при наведении мышкой стрелки на каждый из значков – появляется текстовая подсказка. Большое распространение получили программные средства для контроля и координации исполнительной деятельности в организациях. Популярными в составе программного обеспечения являются электронные календари, позволяющие «вести» на компьютере календарь встреч, телефонный указатель, записную книжку и т.д.
Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word.
Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, - текстовые редакторы в настоящее время наибольшее распространение имеет текстовый редактор Microsoft Word. Этот программный продукт является частью Office, на компьютерах установлена версия Office 2003. Рабочее окно процессора Microsoft Word состоит из: строки меню, панели инструментов, рабочего поля и строки состояния, включая индикаторы. Начиная с версии Microsoft Word 95 панель инструментов является настраиваемой. Настройку выполняет пользователь путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по роду деятельности (Вид→Панели инструментов). В последней версии текстового процессора панели инструментов не только допускают настройку, то и обладают контекстной чувствительностью. Так, при выделении в поле документа какого-либо объекта, автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования.
Основные принципы практической работы с текстовым редактором MS Word.
Базовый принцип работы состоит в том, что нужно строго подходить к выбору тех функций, которые могут использоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик. Даже если документ готовится для личного употребления, условным заказчиком является сам автор.
К какому типу относится документ? Современные текстовые редакторы позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, что печатные документы, которые создаются распечатываются на одном рабочем месте и их дальнейшее движение происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства. Второй тип – электронные документы в формате текстового редактора, т.е. MS Word в виде документа, имя.расширение *.DOC. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным заказчик использует его в дальнейшем по своему усмотрению: редактирует, дорабатывает или использует как компоненту для подготовки других документов. Третий вид – Web-документы. Предполагается, что в этом качестве навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом.
Создание документа.
В текстовом редакторе MS Word используется два метода создания нового документа:
1. На основе готового шаблона
2. На основе существующего документа.
Второй метода роще, но первый методически более корректен. При создании документа на основе существующего документа открывают существующий документ, сохраняют его под новым именем, затем выделяют в ем все содержимое и удаляют все, после этого мы имеем пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.
Текстовые редакторы и табличные процессоры.
Создание комплексных текстовых документов. Комплексные текстовые документы содержат специальные элементы оформления и встроенные объекты нетекстовой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).
Ввод формул Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в текстовый документ очевидна. Одним из таких средств является специальное приложение MathCad.
В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Запуск и настройка осуществляется с помощью команды меню Вставка→Объект. Далее в окне Тип объекта вам будет предложен широкий выбор средств, которыми вы можете воспользоваться, в зависимости от тог, что вы хотите далее делать и в том числе MathCad, AutoCad Drawning, Видео-клип, Диаграмма Microsoft Excel, Диаграмма Microsoft Graph 2000 и др. В Windows XP существует технология, позволяющая одним приложениям использовать информацию, создаваемую и редактируемую другими приложениями. Называется эта технология Object Linking and Embedding (OLE). В переводе на русский это означает Объективное связывание и встраивание. Если встраиваемый значок очень большой, то целесообразно в тексте хранить не сам объект, а пометив флажок «В виде значка» хранить в тексте его пиктограмму. После нажмем OK в окне Объект произойдет активизация программы, работающей с объектами данного типа. После выполнения редактирования объекта, родительское приложение следует закрыть и вернуться в Word, т.е. сохранить файл. Если объект не очень большой, то в окне Вставка объекта следует перейти к странице Создание из файла. Флажок «связь с файлом» позволяет наладить связь между объектом на диске и объектом в документе. При внедрении объекта в документ можно столкнуться с тем, что на экране выводится на сам объект, а только под поле, в которое он был вставлен, например {EMBED PBrush}. Для того, чтобы увидеть сам объект, нужно вызвать окно Сервис→Параметры и убрать флажок Коды полей на вкладке Вид.
Редактор математических формул. Для того, чтобы этот редактор присутствовал на вашем компьютере, нужно указать его имя Microsoft Equation 3.0 при установке пакета Microsoft Office.
Работа с графикой. Наряду со средствами обработки пакета, Word оснащен мощным встроенным редактором рисунков и представляет широкие возможности для оформления документов любыми графическими способами. Для того, чтобы найти нужный рисунок необходимо выбрать Вставка/Рисунок/Картинки, а затем вкладку Рисунки, Звуки и фильмы Clip Gallary предоставляет возможность поиска рисунка с необходимыми характеристиками, кроме того имеет собственную справочную систему, содержащую сведения о добавлении, обновлении и изменении рисунков. Для поиска необходимого рисунка или получения дополнительных сведений можно использовать поле. Найти клипы или Справка. Для вставки рисунка из другой программы следует выполнить команду Вставка/Рисунок/Из файла.
Способы автоматизации: автотекст, автозамена.
Автозамена. Поисковый редактор Word сам исправляет некоторые ошибки, которые вы допускаете при наборе. Когда вы пишите две прописные буквы в начале слова, он делает вторую букву строчной. Когда вы начинаете новое предложение со строчной буквы, он делает ее прописной. Если вы случайно нажали CapsLock и ввели например «mICROSOFT», word исправит ошибку и погасит CapsLock. Все это становится возможным благодаря механизму автозамены.
Изменить параметры автозамены можно при помощи меню Сервис→Автозамена.
Диалоговое окно Автозамена позволяет задать собственные параметры автозамены.
Настроим Word так, чтобы он заменял двойной дефис на тире. В поле заменить нужно набрать двойной дефис, в поле «на» - удерживая Alt набрать на цифровой клавиатуре 0151, чтобы получилось «-». Если выделить фрагмент текста прежде, чем дать команду Сервис→Автозамена, то в поле «на» появится выделенный фрагмент. Еще одним из средств автоматизации ввода является применения колонтитулов. Для вставки номера страницы в режиме редактирования колонтитула можно щелкнуть на кнопке Номер страницы. Но если рядом с номером страницы должен быть другой текст, лучше пользоваться командой Вставка/Номера страниц. В этом случае номера страниц заключаются в кадры, которые можно перемещать с помощью мыши. Для того, чтобы колонтитулы на четных и нечетных страницах раздела разделялись, нужно кнопкой Параметры страницы на панели инструментов Колонтитулы вызвать диалоговое окно Параметры страницы, раскрыть вкладку Макет и включить там флажок четных и нечетных страниц. Чтобы колонтитул на первой странице не появлялся там же отключить флажок первой страницы. Word позволяет автоматически создавать и вставлять в документ его оглавление. Для этого Вставка/Оглавление и указатели, появится окно Оглавление и указатели. Уровни заголовков, которые необходимо отразить в оглавлении, задаются переключателем. Уровни в окне параметров оглавления. Чтобы обновить существующее оглавление, нужно щелкнуь на нем правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать команду Обновить поле.
Автотекст. Word позволяет легко вставлять большие стандартные блоки текста, оформленные определенным образом в том числе с иллюстрациями. Чтобы сделать некоторую информацию элементом автотекста, нужно всю ее выделить, и дать команду Сервис→Автозамена и выбрать вкладку Автотекст. В поле имя элемента лучше всего ввести простое и легко запоминающееся обозначение, например: «подпись». Чтобы ввести элемент автотекста в документ, нужно набрать его имя и нажать F3.
Microsoft Excel.
Microsoft Excel – это составная часть Microsoft Office. Программа Excel появилась в 1987 году. Электронная таблица – это одно из самых удобных приложений для обработки данных и представления их в табличном виде. Программы, обрабатывающие электронные таблицы, называются табличными процессорами. Программа Excel позволяет анализировать данные с помощью диаграмм, создавать бланки документов, производить вычисления по формулам. Для людей, профессиональная деятельность которых связана с цифрами, составлением отчетов и форм, анализом этих результатов программа является незаменимым помощником. С ее помощью они могут вести журнал хозяйственных операций, оформить накладную, расчетно-платежную ведомость, штатное расписание или счет-фактуру и выполнять любые другие задачи, связанные с систематизацией и упорядочиванием информации. Название программы это сокращенное от английского слова Excellent – что означает «превосходный».
Меню Excel состоит из:
1. Файл – содержит команды Открыть, Сохранить, Сохранить как, Предварительный просмотр, Печать и Выход.
2. Правка – можно использовать при редактировании документа. Он содержит команды Отменить, Вырезать, Копировать, Вставить, Найти, Заполнить, Перейти. Выбор команды отменить позволяет отказаться от только что выполненного форматирования, копирования или удаления, т.е. любого действия, результат которого вас не устраивает. Команды Вырезать, Копировать и Вставить можно использовать для заполнения ячеек данными, Команду Перейти используют для перемещения к ячейке с определенным адресом.
3. Пункт меню Вставка содержит команды Строки, Лист, Диаграмма, Функции, Примечание. Как следует из названия, команды этого меню можно использовать при добавлении строк, листов и диаграмм, а также для того, чтобы вставлять в документ функции при создании формул и примечания.
4. Пункт меню Формат содержит команды, которые можно использовать при форматировании ячеек.
5. Пункт меню Данные используется при работе с базами данных. Команды Сортировка, Фильтр, Сводная таблица позволяет сортировать таблицы баз данных, выбирать из них данные по определенным критериям, создавать сводные таблицы.
6. Пункт меню Сервис используется для настройки программы.
В Excel номера строк и столбцов называют заголовками, а номера ячейки называется именем ячейки. Ячейка, в которой работает пользователь, называется активной, она выделена жирной рамкой. Имя активной ячейки отображается в верхней левой части окна Excel, это поле называется поле имени. Если мы хотим получить произведение в какой-либо ячейке (на примере подсчета стоимости каких-либо деталей количество * цену) – делаем это следующим образом: активизируем эту ячейку (где будет результат)→Стандартная панель инструментов→Вставка функций→диалоговое окно Мастера функций в левой части окна в разделе категория выбираем Математические функции и ищем ПРОИЗВЕДЕНИЕ. После выбора нужной функции и щелчка ОК открывается второе окно Мастера функций – в котором нужно указать произведение каких двух (или более) ячеек нам нужно. Ячейки перечисляются через: (двоеточие). Далее формулу нужно задать по всей колонке, для этого используем Автозаполнение. Активная ячейка отмечена жирным прямоугольником, а в правом нижнем углу есть жирная точка. Эта точка называется маркер автозаполнения. Если поместить указатель мыши на этот маркер, то оно превратится в черный крестик. Делаем активной ячейку, в которой уже есть формула, перемещаем указатель на маркер автозаполнения, щелкаем левой кнопкой и не отпуская ее «растянем» рамку активной ячейки вниз, до последней заполненной нами строки. Отпускаем кнопку мыши и видим, что столбец заполнился данными. Теперь сделаем активной ячейку G 19, щелкнем на кнопке Σ Автосумма, которая находится на Стандартной панели инструментов слева от кнопки Вставка функций. Для выбора ячеек щелкаем левой кнопкой и не отпуская «растягиваем» ячейку до последней нужной нам строки. В строке формул и в самой ячейке G 19 видна формула (СУММ(G 7:G 17)), нажимаем Enter и в ячейке получается результат. Excel позволяет задавать, какого рода данные хранятся в ячейках, это называется числовые форматы. Совокупность всех параметров настройки ячейки называется формат ячейки.
Меню Формат, выберем пункт Ячейки, в диалоговом окне на первой вкладки Число в поле Числовые форматы выбираем Денежный, можно указать, сколько знаков после запятой мы ходим видеть. После выбора формата ОК. После этого цифры ЦЕНА и СУММА станут отображены в денежном выражении. Таблица готова, но при печати границы ячеек отображаться не будут, если мы хотим эти границы показать, то нужно воспользоваться средствами обрамления. Для этого воспользуется кнопкой Границы. После обрамления и заливки таблица будет выглядеть в печатном виде также, как и на экране монитора.
Выделение столбца/строки. Чтобы выделить столбец ли строку, достаточно щелкнуть мышью на заголовке нужного столбца или строки. Если нужно выделить несколько идущих подряд столбцов или строк, то нужно щелкнуть мышью на заголовке первого нужного столбца/строки и не отпуская кнопку протащить указатель по тем заголовкам, которые нам нужны. Если некоторые из выделенных строк или столбцов не нужно было выделять, то выборочно отменить выделение (или выделить) можно с помощью клавиши Ctrl.
Изменение ширины/высоты столбца/строки. Изменение выполняется с помощью указателя, когда он принимает вил двунаправленной стрелки.
Вставка строк/столбцов/ячеек. Если во время работы возникнет необходимость вставить в таблице строки или столбцы, то сделаем это следующим образом:
¯ выделить в таблице строку над которой вы хотите добавить но… Продолжение »
