АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.
1. Введение в систему 1С-Предприятие 7.7
1.1. О ФИРМЕ “1С”
Система программ 1С-Предприятие разработана фирмой 1С.
«Фирма "1С" специализируется на дистрибьюции, поддержке и разработке компьютерных программ и баз данных делового и домашнего назначения. Основанная в 1991 г., "1С" – чисто российская фирма со штатом более 200 человек, опирающаяся исключительно на собственные профессиональные успехи.
Ключевыми в деятельности фирмы 1С являются:
1. Индустриальный подход к разработке, тиражированию, продаже и поддержке программ. Основной продукт фирмы “1С” – Система 1С:Предприятие 7.7 является «конструктором» для создания мощных программ автоматизации предприятия «малыми силами». На базе этой 1С: Предприятия фирмой 1С разработаны типовые решения в области бухгалтерского учета, оперативного (управленческого) учета и расчета заработной платы. Понятно, что каждая отрасль имеет свои особенности и охватить все области фирма 1С не в состоянии, поэтому разработкой отраслевых решений занимаются ее партнеры.
2. Опора на широкую партнерскую сеть (франчайзинг) обеспечивает качественное и эффективное обслуживание массового потребителя и высокие темпы развития. В настоящее время сеть насчитывает более 3000 фирм-франчайзи. Часть из них занимаются разработкой собственных конфигураций, ориентированных на отраслевые решения, такие как торговля, транспорт, туризм, услуги и др.
3. Создана система контроля качества оказываемых услуг. Разрабатываемые партнерами продукты проходят проверку и получают статус «1С:Совместимо!». Качество специалистов подтверждается наличием сертификатов, которые выдаются после сдачи аттестационных экзаменов. Экзамены проводятся как в учебных центрах фирмы 1С, так и в крупных городах специальными выездными комиссиями. Информацию о проводимых экзаменах можно узнать на сайте www.1c.ua.
1.2. О СИСТЕМЕ 1С: ПРЕДПРИЯТИЕ 7.7
1С-Предприятие является гибкой настраиваемой системой для решения широкого круга задач в сфере автоматизации деятельности предприятий. На рис. 1.1 приведена схема взаимодействия различных компонент 1С: Предприятия. Жирным шрифтом выделены те объекты, которые будут рассматриваться в настоящем курсе.
Одной из характерных особенностей программ, является их масштабируемость: одна и та же конфигурация может работать на локальном компьютере, в сети и на сервере под управлением MS SQL Server 7.0.
Специальная компонента «Управление распределенными базами» позволяет производить обмен информации между удаленными рабочими местами.
1.3. СИСТЕМА ЗАЩИТЫ СИСТЕМЫ 1С: ПРЕДПРИЯТИЯ
Программа 1С-Предприятие защищена аппаратным ключом, вставляемым в порт принтера. Перед запуском системы «1С: Предприятие» необходимо установить драйвер защиты.
При использовании сетевой версии на компьютере, к которому присоединен аппаратный ключ, устанавливается сервер защиты. Способ установки сервера зависит от используемой операционной системы и описан в руководстве по инсталляции программы.
1.4. ЗАПУСК СИСТЕМЫ 1С: ПРЕДПРИЯТИЕ
При запуске системы 1С: Предприятие появляется диалоговая форма (рис. 1.2), в которой производится выбор информационной базы и режима работы («Предприятие», «Конфигуратор», «Отладчик», «Монитор»). Первый запуск всегда производится в монопольном режиме, т.к. происходит создание индексных файлов.
Чтобы создать новую (пустую) конфигурацию, необходимо выбрать режим «Конфигуратор», нажать кнопку «Добавить» и выбрать (или создать новый) каталог, в котором будет находиться информационная база.
1.5. КОНФИГУРАЦИЯ
Открыть конфигурацию можно через меню «Конфигурация/Открыть конфигурацию». Соответствующий файл конфигурации имеет имя «1cv7.md». Окно конфигурации состоит из трех закладок: «Метаданные», «Интерфейсы» и «Права».
Метаданные – это данные о данных, т.е.
- информация о структуре информационных баз данных: справочников, документов и т.д.;
- формы диалогов и списков;
- таблицы отчетов;
- программные модули, в которых на встроенном языке описываются алгоритмы функционирования системы.
В закладке «интерфейсы» происходит создание и настройка интерфейсов пользователей. Интерфейс состоит из двух частей: меню и инструментальные панели. У интерфейса может быть подчиненный интерфейс, который получается из родительского интерфейса перечислением доступных пунктов меню и кнопок.
В закладке «права» задаются наборы прав доступа к информационным объектам, определенным в закладке «метаданные».
1.6. Ввод пользователей системы
Ввод пользователей системы производится в конфигураторе в меню «Администрирование/Пользователи». У каждого пользователя задается набор прав, интерфейс и пароль (по умолчанию пароля нет).
1.7. Сохранение, восстановление и тестирование информационных баз
В меню «Администрирование» есть пункты для сохранения, загрузки и тестирования информационной базы. При сохранении выполняется сжатие баз данных и файла конфигурации в архив с расширением «zip». При восстановлении данных происходит обратная операция, – из файла архива происходит распаковка баз данных и файла конфигурации.
Сохранение и восстановление производят с целью создания резервных копий и для переноса данных с одного компьютера на другой (целиком).
Тестирование и исправление информационных баз производится в случае, когда имеются ошибки в базах данных, связанные, как правило, с системными сбоями (выключение питания, зависание программы и т.д.)
1.8. Обновление и загрузка измененной конфигурации
Опыт работы с типовыми конфигурациями показывает, что срок жизни типовой редакции составляет от 1-2 лет. При этом за это время фирма 1С успевает выпустить несколько десятков релизов. Чем отличается релиз от редакции? Релиз – небольшая модификация конфигурация, связанная с исправлением имеющихся ошибок, выходом новых форм документов и отчетов, небольшими изменениями в законодательстве. Редакция же выпускается, когда меняется методология программы. Это может быть связано как с существенными изменениями в законодательстве (изменение плана счетов, введение налогового учета), так и потребностью коренных изменений в структуре данных и выполняемых функций. Так, например, самая первая конфигурация – «Торговля и Склад» пережила 9 редакций, конфигурация «Бухгалтерский учет» – 4, «Зарплата и Кадры» – 2. Количество редакций говорит также о негибкости более ранних редакций, что делает невозможным эволюционное развитие программы. Старые редакции фирма 1С не поддерживает, что приводит к их постепенному отмиранию.
Какие же механизмы дает 1С обновления программ?
1. При переходе от релиза к релизу применяется два способа – «Загрузка измененной конфигурации» и «Объединение конфигураций».
- Первый способ «Загрузка измененной конфигурации» применяется, если последующая конфигурация является потомком изменяемой конфигурации. Последнее означает, что за данная конфигурация была скопирована, изменена в другом месте и загружена обратно. Если же после копирования обе конфигурации подверглись изменениям (даже несущественным), то при попытке загрузить другую конфигурацию система выдаст ошибку «Выбранный файл конфигурации не является потомком данного файла. При реструктуризации может произойти разрушение данных». Продолжайте загрузку, только если абсолютно уверены, что изменения, сделанные в текущей конфигурации после копирования являются не существенными и могут быть потеряны.
- Второй способ «Объединение конфигураций» применяется, если требуется объединить две разные конфигурации (когда-то бывшие одной). При этом можно отдать приоритет либо текущей, либо загружаемой конфигурации и выбрать режим замещения или объединения объектов. В режиме замещения объект приоритетной конфигурации замещает объект с таким же именем другой конфигурации. В режиме объединения система пытается объединить два объекта с одинаковым именем. При объединении конфигураций, можно флажками отметить какие объекты требуется объединить.
Второй способ работает существенно медленней и, вообще говоря, не всегда заканчивается успешно. Есть еще одна возможность переноса объектов внутри одной конфигурации или между двумя разными. Для этого используется буфер обмена, – объект копируется в одном месте, а затем вставляется в другом.
2. При переходе от редакции к редакции применяются специальные конверторы, которые осуществляют перенос данных между двумя информационными базами. В настоящее время эти конверторы применяют для переноса данных промежуточный файл в формате XML.
1.9. Как вносить изменения в типовую конфигурацию?
Первое правило – не торопитесь сразу же менять программный код конфигурации. Как правило, многие проблемы у пользователя возникают из-за незнания всех возможностей типовой конфигурации. Возможно, изменения, которые просит сделать пользователь, противоречат законодательству или решаются другими способами. Выясните также, какой объем трудозатрат пользователя экономит программирование данной задачи и не является ли перепрограммирование типовой конфигурации более сложной задачей (по времени и стоимости).
Если же все-таки пользователь настаивает на внесении изменений, то сформулируйте эти изменения в письменном виде, – тогда будет проще и сделать и сдать работу. Внимательно прочитайте техническое задание и попытайтесь его детализировать: если вам написали проводки документа, уточните аналитику по проводкам, если попросили добавить документ, – уточните реквизиты документа, возможные движения и проводки, печатную форму.
Перед изменениями нужно выполнить резервное копирование (предварительно все пользователи должны выйти из программы), причем в имени архива желательно указать дату и время архивирования.
Изменения нужно производить в отдельном каталоге. При этом вы можете смело тестировать сделанные изменения (без опасности потери реальных данных) и не мешаете работать пользователям системы. Для этого вы создаете специальный каталог (например «Для программирования»), заходите в него в режиме конфигуратора и делаете восстановление данных из сделанной резервной копии.
Все изменения надо тщательно документировать – изменяемый код не удаляется, а комментируется, в комментариях ставится дата изменения, кем сделано изменение, с какой целью. Изменения в структуре данных можно фиксировать в описании конфигурации.
Работоспособность сделанных изменений должна быть проверена пользователем не на рабочей базе данных, а в копии, так как только конечный пользователь может оценить правильность вашего решения. Только после этого производим перенос рабочую базу данных.
Снова заходим в рабочую базу данных и опять делаем резервное копирование с указанием даты и времени (это, кстати, позволит определить время, затраченное на программирование), на случай «не замеченных» ошибок. И только после этого делаем «загрузку измененной конфигурации» из каталога «Для программирования», выполняем сохранение сделанных изменений.
2. Введение в Бухгалтерский учет
2.1. Бухгалтерский учет, его объекты и основные задачи
1. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
2. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.
3. Основными задачами бухгалтерского учета являются:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении…;
- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
2.2. Основные требования к ведению бухгалтерского учета
- Ведение бухгалтерского учета только на основании первичных учетных документов, оформляемых при проведении хозяйственных операций. Эти документы должны составляться по унифицированным стандартным формам, утвержденным Госкомстатом Украины (при их отсутствии – разрабатываться самой организацией), и иметь ряд обязательных реквизитов.
- Использование стандартного плана счетов бухгалтерского учета (организация может на его основе сформировать свой рабочий план счетов).
- Проверка и документальное подтверждение данных бухгалтерского учета и отчетности путем проведения обязательной инвентаризации.
- Ведение учета имущества, обязательств и хозяйственных операций организации.
- Соответствие данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
Бухгалтерский учет ведется в рублях. Записи по валютным счетам и операциям в иностранной валюте производятся в рублях с пересчетом по курсу ЦБ Украины на дату совершения операции. Одновременно эти записи производятся в валюте расчетов и платежей.
Предположим, мы купили у поставщика 100 дискет по цене 10 гривен на общую сумму 1000 гривен. Затем мы отправили дискеты в магазин и продали покупателям по цене 12 гривен. Покупатели внесли в кассу сумму 1200 гривен. Деньги из кассы мы сдали в банк и рассчитались с поставщиком.
Каждый квадратик в бухгалтерии называется счетом и имеет свой код. Код является стандартным и принадлежит плану счетов, который утверждается государственными органами. Так, например, «товары на складе» имеет код 28.1, «касса в нац. валюте» 30.1 и т.д. Счет состоит из двух чисел – код счета и код субсчета.
Каждая стрелка в бухгалтерии называется проводкой, и обозначает факт перемещения денежных средств со счета на счет. Счет, с которого начинается стрелка, называется кредитом, а счет, в который входит стрелка, называется дебетом проводки.
Одна хозяйственная операция может состоять из одной проводки, например поступление денег в кассу (Д30.1/К68.5), а может состоять из двух и более проводок, например, продажа – товар списывается со склада по закупочной цене (Д90.2/К28.1), а отпускается покупателю по продажной цене (Д68.5/К90.1).
Если просуммировать все суммы, входящие на счет и отнять все суммы, выходящие со счета, то мы получим остаток по счету, который в бухгалтерии называется сальдо.
Все счета делятся на три вида: активные, пассивные и активно-пассивные. На активных счетах сальдо всегда положительное (там деньги накапливаются, например, в кассе или на складе) или дебетовое. На пассивных счетах сальдо всегда отрицательное (например, реализация – продаем мы по большей цене, чем получаем) или кредитовое. На активно-пассивных счетах сальдо может быть как положительным, так и отрицательным (например, поставщики или покупатели).Если просуммировать сальдо по всем счетам, то мы получим ноль. Это как раз и есть критерий проверки бухгалтерского баланса: сумма остатков по активным счетам равна сумме остатков по пассивным счетам.В нашем примере после выполнения всех хозяйственных операций мы имеем нулевое сальдо по всем счетам, кроме банка и реализации. В банке у нас осталось 200 гривен по дебету, а у реализации 200 гриве по кредиту. В результате мы никому ничего не должны, нам тоже никто ничего не должен, на расчетном счете мы имеем 200 гривен чистой прибыли, источник которых – торговая наценка в 200 гривен при реализации товаров.
Счета позволяют видеть картину в консолидированном или синтетическом виде, например сумму долга по всем поставщикам (кредитовое сальдо по счету 37.7) или сумму всех товаров на складе (сальдо по счету 28.1). Однако не менее важно вести учет в аналитике, т.е. по каждому поставщику в отдельности или по каждому товару или по каждому складу.
Для этого в системе 1С:Предприятие используется понятие субконто, которое фактически означает код аналитического учета. При вводе проводки мы должны указать не только корреспондирующие счета, но и субконто, например, при поступлении товаров на склад, по кредиту мы должны указать от кого мы получили товар («НЭТА»), а по дебету, – какой товар («Дискеты TDK») и на какой склад («Основной») мы его поместили.
У каждого счета может быть несколько видов субконто (в стандартной версии – до трех, в профессиональной – до пяти).
2.4. Введение в типовую конфигурацию «Бухгалтерский учет».
Типовая конфигурация предназначена для ведения бухгалтерского учета в «типичной» хозрасчетной фирме (для бюджетных организаций есть своя конфигурация). Она позволяет:
- Вводить данные о хозяйственных операциях в виде проводок, типовых проводок и документов.
- Распечатывать стандартные формы документов (например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, ТОРГ-12 и т.д.).
- Получать отчеты о движениях средств в самых разных разрезах: по счетам, по субконто, по датам.
- Вести наряду с бухгалтерским учетом налоговый учет в соответсвии налоговым кодексом.
- Формировать регламентные отчеты, сдаваемые в налоговую инспекцию.
Для реализации рассмотренного примера могут использоваться следующие документы:
1. «Поступление товаров» – для ввода приходной накладной от поставщика.
2. «Отгрузка товаров, продукции» – для ввода расходной накладной покупателю.
3. «Приходный кассовый ордер» – для ввода поступления денег в кассу от покупателя.
4. «Расходный кассовый ордер» – для сдачи выручки в банк.
5. «Выписка» – для оплаты долга поставщику через расчетный счет.
Для отслеживания перемещений денежных средств удобно использовать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».
3. Изучение встроенного языка программирования (операторы, управляющие структуры, типы данных)
Встроенный язык системы 1С: Предприятие 7.7 предназначен для описания алгоритмов функционирования прикладной задачи.
3.1. Программные модули
Программные модули в конфигурации не являются самостоятельными программами, поскольку являются частью всей конфигурации задачи. Программный модуль – это «контейнер» для размещения текстов процедур и функций, вызываемых системой во время исполнения в определенные моменты времени. Место размещения конкретного программного модуля предоставляется конфигуратором в тех точках конфигурации задачи, которые требуют описания специфических алгоритмов функционирования. Каждый отдельный модуль воспринимается системой как единое целое, поэтому все процедуры и функции программного модуля выполняются в одном контексте.
3.2. Контекст выполнения программного модуля
Глобальный контекст:
- значения системных атрибутов, системные процедуры и функции, например, функция ТекущееВремя() возвращает текущее системное время, а функция ТекущаяДата() – текущую дату на компьютере.
- значения заданных в конфигураторе констант, перечислений.
- переменные и процедуры глобального программного модуля с ключевым словом «Экспорт».
Локальный контекст образуется тем конкретным местом конфигурации задачи, для которого использован этот конкретный модуль.
3.3. Виды программных модулей
- Глобальный модуль.
- Модуль формы списка справочника
- Модуль формы группы
- Модуль формы элемента справочника
- Модуль формы документа
- Модуль документа
- Модуль формы журнала документов
- Модуль формы списка счетов
- Модуль формы счета
- Модуль формы журнала операций
- Модуль формы операции
- Модуль формы журнала проводок
- Модуль формы отчета
- Модуль формы обработки
Текст программного модуля состоит из операторов и комментариев. Комментарии начинаются с символов «//»
3.4. Формат операторов
[~метка:]Оператор [(Параметры)][ДобавочноеКлючевоеСлово];
3.5. Имена переменных, процедур и функций
Именем переменной, процедуры или функции может быть любая последовательность букв, цифр и знаков подчеркивания, начинающаяся с буквы или с подчеркивания. Регистр букв не учитывается. Вновь создаваемые имена не должны совпадать с уже существующими именами, доступными на момент выполнения модуля.
Типизация переменных в языке не жесткая, т.е. тип переменной определяется ее значением.
Чтобы определить, является ли слово зарезервированным, нужно воспользоваться поиском в синтакс-помощнике: установить курсор на проверяемое слово и одновременно нажать клавиши СTRL+F1. Таким же способом можно узнать синтаксис системной процедуры или функции: количество и назначение параметров, значения по умолчанию.
3.6. Структура программного модуля
- Раздел определения переменных
- Раздел процедур и функций
- Раздел основной программы
Пример.
// Определение переменных
Перем ЭтоПеременная;
Перем ЭтоВтораяПеременная;
// Процедуры и функции
Процедура ЭтоПроцедура()
// текст процедуры
КонецПроцедуры
Функция ЭтоФункция()
// текст функции
КонецФункции
// Раздел основной программы
ЭтоПременная = “123”;
3.7. Процедуры и функции программного модуля
Процедура <Имя_проц>([Знач] <Парам1> [=<ДефЗнач>] , …) [Экспорт]
// Объявления локальных переменных;
// Операторы;
…
[Возврат;]
// Операторы;
КонецПроцедуры
После ключевого слова «КонецПроцедуры» точка с запятой не ставится. Ключевое слово «Знач» означает, что переменные передаются по значению. Ключевое слово «Экспорт» имеет смысл только в глобальном модуле и означает, что процедура будет доступна в любом программном модуле. Функция, в отличие от процедуры должна возвращать значение
Для передачи локального контекста используется ключевое слово «Контекст» в качестве параметра.
Пример. Допустим, у нас есть несколько различных документов, причем у всех есть реквизит "Склад". В каждом программном модуле формы редактирования документа нужна процедура выбора склада. В глобальном программном модуле напишем процедуру:
Процедура УстСклада(Конт) Экспорт
// создаем объект типа "справочник"
Скл = СоздатьОбъект("Справочник.Склады");
// вызываем диалог для выбора элемента Справочника
Скл.Выбрать("Выберите Склад", "");
Если Скл.Выбран() = 1 Тогда
// если в диалоге элемент Справочника был выбран,
// то присваиваем его значение реквизиту Документа,
// который доступен по локальному контексту
Конт.Склад = Скл.ТекущийЭлемент();
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Здесь переменная Конт является формальным параметром, которому при вызове процедуры будет присвоен локальный контекст. В данном примере обращение к реквизитам и методам локального контекста происходит «через точку» после идентификатора Конт, например:
Конт.Склад = Скл.ТекущийЭлемент();
Теперь в любом программном модуле конфигурации (в данном примере в любом Модуле формы документа) для выбора склада можно вызвать процедуру, передав ей свой локальный контекст в качестве параметра:
УстСклад(Контекст);
С примерами программных модулей можно ознакомиться в типовой конфигурации «Бухгалтерский учет».
3.8. Типы данных
В системе поддерживаются базовые и агрегатные типы данных. К базовым типам относятся числа, строки и даты. Агрегатные типы данных – это специализированные типы данных, предназначенные для работы с объектами 1С:Предприятия. Агрегатными типами данных называются следующие типы данных:
Константа – средство работы с постоянными (или условно постоянными) значениями. В константах хранится информация, которая не изменяется или изменяется достаточно редко. Например, название организации, почтовый адрес. Перечень констант, доступный в конкретной конфигурации, их названия и тип определяются в конфигураторе.
Справочник – средство для ведения списков однородных элементов данных. Помимо наименования элементов данных, списки могут содержать различную дополнительную информацию. Физическим аналогом справочника может являться картотека. Каждая карточка – это элемент справочника, а сведения, заносимые в карточку, являются реквизитами справочника. Перечень справочников, доступных в конкретной конфигурации, их названия и реквизиты определяются в конфигураторе.
Перечисление – средство работы с элементами данных, список возможных значений которых жестко задан (например, для перечисления «ФормаОплаты» можно задать возможные значения: «Нал», «Безнал»). В отличие от справочников, списки значений в перечислении задаются в процессе их создания в конфигураторе и при выполнении задачи не могут быть изменены. Состав перечислений, доступных в конкретной конфигурации, их названия и допустимые значения определяются в конфигураторе.
Документ – средство для ввода первичной информации о совершаемых хозяйственных операциях. Перечень документов, доступных в конкретной конфигурации, их названия, реквизиты и другие свойства определяются в конфигураторе.
Запрос – средство для выполнения обращения к документам, регистрам, документам, справочникам и журналам расчетов с целью получения сводной информации при формировании выходных отчетов. В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов типа Запрос при помощи вызова системной функции СоздатьОбъект.
Текст – средство работы с текстовыми документами. В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов типа Текст при помощи вызова системной функции СоздатьОбъект.
Таблица – средство работы с таблицами (отчетами). В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов типа Таблица, при помощи вызова системной функции СоздатьОбъект.
СписокЗначений – средство для создания списка значений каких-либо данных и возможности в дальнейшем сортировать и выбирать нужные значения из списка. При добавлении в диалоговых формах полей типа «Список» или «Поле со списком», система автоматически создает объекты СписокЗначений, доступ к которым в языке возможен по идентификатору поля. В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов типа СписокЗначений при помощи вызова системной функции СоздатьОбъект.
ТаблицаЗначений — средство для создания списка значений каких-либо данных и возможности в дальнейшем сортировать и выбирать нужные значения из списка. При добавлении в диалоговых формах полей типа «Список» или «Поле со списком», система автоматически создает объекты СписокЗначений, доступ к которым в языке возможен по идентификатору поля. В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов типа СписокЗначений при помощи вызова системной функции СоздатьОбъект.
Картинка – средство для работы с графическими файлами. При добавлении в диалоговых формах и в таблицах полей типа «Картинка», система автоматически создает объекты Картинка, доступ к которым в языке возможен по идентификатору поля. В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов типа Картинка при помощи вызова системной функции С… Продолжение »
