| …вую ¯ щелкнуть правой кнопкой на выделение и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Добавить ячейки. Удаление строк/столбцов/ячеек. Чтобы удалить строки или столбцы, сначала необходимо их выделить. Удалять можно как одну строку, так и группу строк или столбцов. Выделяем щелчком левой клавиши мыши «растягиваем» до тех пор, пока пометим, все что надо удалить, нажимаем правую кнопку мыши и выбираем в контекстном меню пункт Удалить. Выбираем в окне способ удаления (со сдвигом влево или вверх). Листы Excel. Документы Excel – это не одиночная таблица, с которой мы до сих пор работали, а книга, где по умолчанию содержится три таких таблицы. Эти таблицы называются листами. Переходить от листа к листу легко, для этого в левом нижнем углу есть ярлыки листов. При работе со сложными документами листами пользоваться очень удобно, поскольку с любого листа можно сделать ссылки на ячейки других листов и при составлении формул использовать данные с нескольких листов. Форматирование листа. Внешний вид введенных вами данных можно изменить. Изменение внешнего вида документа называется форматированием листа или ячеек. Для форматирования используется панель, расположенная под заголовком окна программы, или команда Формат→Ячейки из строки меню. Предварительно ячейки должны быть выделены. Для вызова диалогового окна Формат ячеек можно также использовать команду контекстного меню Формат ячеек. Формат по образцу. Для копирования формата ячеек с одного листа на другой служит кнопка Формат по образцу. Смысл копирования формата состоит в том, чтобы перенести на другую ячейку только формат выделенной ячейки, а ее содержимое оставить прежним. То же самое справедливо и для группы ячеек. 1. Выделите фрагмент, отформатированный надлежащим образом, и щелкните на кнопке Формат по образцу. Рядом с указателем мыши появится значок кисточки. 2. Выделите ячейку или диапазон, на которые вы хотите распространить выбранный формат. 3. Отпустите кнопку мыши. Выделенные ячейки будут отформатированы должным образом. Упражнение 1. В ячейках А1-А3 вводим число 20 и назначим ячейкам форматы Общий, Денежный, Процентный 20 20р 2000%, выровняйте цифры по центру Упражнение 2. Открываем Лист 2, в ячейке с адресом А4 введем значение Отъезд, в ячейку А5 значение Прибытие. Для того, чтобы данные в ячейках смотрелись красиво, можно использовать команду Формат→Столбец→Автоподбор ширины. В ячейках В4 и В5 укажите даты отъезда и возвращения из командировки. Пусть это будет 10.01.2004 и 16.01.2004. В ячейку с адресом В6 введем формулу для расчета дней пребывания в командировке: = В5 – В4. Построение диаграмм. Диаграмма – это один из способов представления данных. Смысл диаграмм состоит в том, чтобы более наглядно представить информацию, содержащуюся в таблице. Информация, представленная в графическом виде, в картинках воспринимается значительно легче, чем текстовая или табличная. Как создать диаграмму в Excel – нужно выделить данные для диаграммы и запустить Мастер диаграмм. КК и все другие Мастера Microsoft Office этот мастер задаст Вам ряд вопросов для определения параметров создаваемого объекта, а затем создает его в соответствии с полученными указаниями. Мастер диаграмм на панели инструментов, или команда меню Вставка→Диаграмма. В программе Excel можно построить объемные и плоские диаграммы. По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области. Если в верхней строке и в левом столбце находится текст, программа автоматически формирует на их основании легенду. Легенда – это описание условных обозначений, принятых в данной диаграмме. После создания диаграмму можно отредактировать: изменить цвета линий и столбцов, шрифт надписей, находящихся на диаграмме. Для того надо перейти в режим редактирования диаграммы, дважды щелкнув на одном из элементов диаграммы. Упражнение 3. Продажа товара. А1 – название диаграммы – по складам А3 – склад оптовый А4 – склад общий В2 – 2 – Квартал 1 – Квартал 3.-используйте возможность автозаполнения. Заполните таблицу данными, выделите ячейки и запустите Мастер диаграмм. Для анализа по продажам поквартально удобно использовать круговую диаграмму. | А | В | С | D | F | 1 | | I квартал | II квартал | III квартал | IV квартал | 2 | Склад оптовый | 700 | 360 | 50 | 500 | 3 | Склад общий | 450 | 290 | 460 | 700 |
Для анализа продаж по складу оптовому отмечаем ячейки А2:Е2 По складу общему А3:Е3 Примеры использования программы Excel Оформление журнала операций Заполняем А1 – журнал операций А2 – Дата В2 – Хозяйственная операция С2 – Дебет D2 – Кредит Е2 – Сумма Измените размер ячейки В2, чтобы текст был виден полностью. Выделите ячейки А2-Е2 и отформатируйте их, применяя начертание полужирный, размер шрифта 14. Выровняйте ячейки по центру, выделите цветом (используйте кнопки панелей инструментов форматирование). Выделите ячейки А1-Е1 и щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре на панели инструментов форматирование. Заголовок должен оказаться в центре журнала. Заполнить журнал данными. Если хозяйственная операция занимает несколько строк, выберите Формат→Ячейки→Вкладка Выравнивание и установите флажок в поле переносить по словам (есть три окошка, отмечаем нужное галочкой). Цифры можно выровнять по центру ячейки, щелкните для этого на кнопке По центру, выделив предварительно ячейки, начиная с Е3. Отформатируйте эти ячейки, выбрав формат Денежный. Для этого Формат→Ячейки→Число, установить формат Денежный в поле Числовые форматы и укажите значение 2 в поле Число десятичных знаков. Аналогично программу Excel можно применить для оформления расчетно-платежной ведомости, счета-фактуры, оборотно-сальдовой ведомости. Конечно, речь идет о применения Excel для этих форм, если предприятие небольшое и отчетность по нему не слишком громоздкая. Обязательный ежеквартальный отчет 1ДФ В соответствии с Законом Украины "Про Державний реестр фізичних oci6 -платників податків та інших обов'язкових платежів" и постановление КМУ от 6 ноября 1997г. №1232 "Про заходи щодо впровадження ідентифікаційних номерів фізичних oci6 - платників податків та інших обов'язкових платежів" введена ежеквартальная форма 1ДФ Идентификационный номер несёт в себе дату рождения человека, его пол, он присваивается каждому гражданину и является уникальным. Не иметь его могут отдельные граждане по религиозным соображениям, для этого у них должно быть разрешение (письмо) соответствующей налоговой инспекции. При приёме человека на работу он обязан предоставить справку из налоговой инспекции о своём идентификационном номере или справку, о том, что номер будет присвоен или письмо с разрешением этот номер не иметь. Отчёт о работниках, не имеющих идентификационного номера предоставляется в ГНИ вместе с основной формой 1ДФ Если на Вашем предприятии нет компьютеров, то форма 1ДФ предоставляется только на бумажных носителях в двух экземплярах, подписанных главным бухгалтером и руководителем идентификационный номер, которых зарегистрирован в соответствии ГНИ. Заполнение формы 1ДФ Заполнение формы 1ДФ начинаем с заполнения заголовочной части. Если отчет сдает предприятие, то указываем код ОКПО данного предприятия и его наименование; в случае, если отчет сдает частный предприниматель, то вместо кода ОКПО указываем идентификационный номер предпринимателя и его Фамилию, Имя и Отчество. Таким образом, мы заполнили часть заголовка, в котором указали, кто сдает отчет. Теперь укажем данные, куда сдается отчет, например, если предприятие территориально находится и зарегистрировано в Жовтневой Налоговой инспекции, то мы укажем следующие данные 23035456 и её наименование Жовтневая ГНИ г.Мариуполя за какой интервал - за 3 квартал 2006 г. Далее заполняем : работало в штате, работало по совместительству. Теперь перейдем к заполнению непосредственно формы, которая состоит из 8 колонок. Колонка №1 - Номер по порядку - Колонка № 2 - идентификационный номер, который состоит из 10 знаков. Колонка № За - сумма насчитанного дохода. Колонка 3 - сумма выплаченного дохода. Колонка 4а - сумма налога насчитанного. Колонка 4 - сумма налога перечисленного 5 - признаки дохода, может принимать следующие значения: 01 основное место работы; 02 работа по совместительству; 03 материальная помощь 365; 04 оплата подрядным организациям по ним п/н не начисляется и не перечисляется, поэтому по ним заполняется только колонки 3 и За; 05 дивиденды; 06 доход, полученный через комиссию н. торговлю; 07 доход по договору аренды имущества. Колонки 6,7 даты приема и увольнения. Колонка 8 признак льготы по п/н. Этот признак может принимать значение 01-07 и 20-23,если у работника льгот нет, то эта колонка не заполняется. Перечень можно увидеть в справочнике признаков льготы по п/н в дополнении к Порядку. Заполнение итоговой страницы формы 1ДФ. В последней строке заполняем итоговые суммы За, 3, 4а, 4. В конце ведомости проставляется количество заполненных строк, количество физических лиц, на которое подаётся информация и количество листов в ведомости. Десятичные идентификационные номера руководителя и главного бухгалтера. Дата подачи - дата соответствует дате когда вы сдаёте этот отчёт. Форма 1ДФ сдаётся в ГНИ в течении 40 дней, следующего за отчётным кварталом. Обязательно должны быть указаны телефоны руководителя и главного бухгалтера. По 1ДФ квартальный отчёт сдан, но могут возникать ошибки, которые связаны с тем, что работник принёс справку не со своим идентификационным номером, или идентификационный номер подан (например, продиктован по телефону) неправильный, что человек умер после отчётного квартала. В этом случае он сразу изымается из Государственного реестра, а в вашем отчёте он показан, как существующий. В такой ситуации налоговая инспекция сообщает вам об ошибках, которые нужно исправить. Для этого вы должны выяснить причину возникновения ошибок и внести корректировки. - Изъять неверные идентификационные номера, с проставлением сумм и заполнением всей информации.
- Внести новые (правильные идентификационные номера) с повтором информации заполнения и изъятия.
- Отметить на справке с информацией об ошибках людей, которые умерли,
поставить дату увольнения (т.е. смерти) и завершить эту дату подписью и печатью. - Может ещё возникнуть и другая ситуация. Если человек имеет не одну трудовую книжку и зарегистрирован на нескольких предприятиях, то ГНИ контролирует подобные моменты и сообщает об этом на предприятие, т.е. работник числится на нескольких работах и платит подоходный налог, как по основному месту, т. е. использует льготу по подоходному налогу не один раз.
Персонифицированный учет Персонифицированный учет застрахованных лиц введен с 1998 года, как первоочередной и очень важный этап для реформы пенсионного обеспечения, для создания централизованного государственного автоматизированного банка данных о застрахованных гражданах. В создании этого банка принимают участие как пенсионный фонд, так и работодатели и застрахованные лица. Поэтому и ответственность за внедрение системы персонифицированного учета ведомостей распределяется между тремя сторонами – участниками, от активности и добросовестного отношения которых зависит насколько качественно, достоверно и успешно будет внедрена эта система, которая должна кардинально изменить подход к начислению пенсий. Информация о застрахованных лицах является строго конфиденциальной, она защищена как техническими, так и юридическими способами. В случае выезда на проживание за пределы Украины ведомости о ней передаются в органы пенсионного обеспечения по месту ее постоянного проживания согласно международных договоров Украины. Программа «Автоматизированное рабочее место работодателя для подготовки персональных отчетов о доходах, трудовом стаже и размерах взносов, выплаченных в ПФУ» (АРМ - Р) служит для внедрения персонифицированного учета на каждом предприятии. Начиная с 1999 года каждый работодатель (т.е. юридическое лицо, имеющее нанятых работников) ежегодно предоставляет в ПФУ списки работников и индивидуальные ведомости по каждому из них, списки сотрудников, имеющих право взносы ПФ не платить (например, декретчицы), и ведомости на них; работник является инвалидом, то он имеет соответствующую льготу. Например, каждый работающий платит в ПФ взносы до 150 грн – 1% более 150 грн – 2%, а предприятие за каждого работающего платит 32%, то в случае, работник является инвалидом, предприятие платит за него в ПФ не 32%, а 4%. Программный комплекс построен так, что если списки работающих уже подавались, то на следующий год будут формироваться списки только на вновь поступивших на данное предприятие, т.е. идет проверка на наличие идентификационных номеров в базе ПФУ. АРМ – Р устанавливается первоначально на компьютер простым копированием с дискеты, CD-диска. Запуск осуществляется с помощью файла _run.bat, нам достаточно один раз создать ярлычок для запуска и можно благополучно забыть о том, как этот файл называется. Заполнение информации начинаем с данных о работодателе, его Ф.И.О., адрес, где находится предприятие, отрасль, банковские реквизиты, наименование пенсионного фонда, куда будем сдавать отчеты. Затем нужно выбрать период, т.е. год, за который будет формироваться отчет. Если сейчас 2004 год, за какой период вы будете отчитываться. Если на вашем предприятии есть сотрудники, которые могут быть освобождены от уплаты взносов в ПФУ, но стаж у них должен учитываться, то в справочнике льгот вы должны выбрать соответствующие причины. Это могут быть декретчицы. Список с их фамилиями и идентификационными номерами подается отдельно. Следует отметить, что в АРМ – Р все меню на украинском языке и информация, которую мы в этот АРМ вводим, т.е. Ф.И.О. должны быть на украинском языке и обязательно должны соответствовать украинскому варианту в паспорте. После сдачи вашего отчета в ПФУ, списки будут сверяться с данными, имеющимися в ГНИ, поэтому нужно сразу заводить все корректно. Желательно, если вам придется заниматься этим или руководить людьми, которые будут внедрять персонифицированный учет, то у работника нужно требовать не только справку об идентификационном номере, но и копию паспорта с украинским вариантом фамилии. Поэтому, после сверки с налоговой вам придется разыскивать людей, по которым возникнут расхождения, а достаточно будет предъявить копии паспортов в ПФУ. В АРМ – Р предусмотрен следующий порядок ввода информации. Если на вашем предприятии не много сотрудников, то их можно ввести вручную, а если счет идет на сотни или тысячи, обычно кадровый учет ведется с помощью какой-то программы, в ней должна быть предусмотрена возможность формирования файлов для ввода в АРМ. Необходимы файлы анкетных данных, файлы индивидуальных ведомостей и информация о людях, имеющих основания для неуплаты взносов, а также информация об инвалидах. Эти файлы должны иметь расширение *.dbf, и иметь соответствующую структуру, тогда вы без проблем введете их АРМ и это значительно облегчит ваш труд, если, конечно, есть гарантия правильного ввода информации на уровне Отдела кадров. Но в любом случае, ручной ввод больших объемов информации при сжатых сроках не застрахует вас от ошибок. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ РАБОЧИЕ МЕСТА СПЕЦИАЛИСТОВ Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных со всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера. В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ. Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ. Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность. Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением. Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов. Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима. Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы. Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. Теперь рассмотрим более подробно состояние и перспективы развития АРМ на базе персональных ЭВМ, а затем затронем некоторые вопросы технического и программного обеспечения АРМ. Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям: .своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста. · минимальное время ответа а запросы пользователя. .адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам. · простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания. · терпимость по отношению к пользователю.
• возможность быстрого обучения пользователя. • возможность работы в составе вычислительной сети. Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы. Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. При разработке ФПО очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия "человек-машина". Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких "мистических" команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ. Анализ диалоговых систем с точки зрения организации этого диалога показал, что их можно разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на: · системы с командным языком • "человек в мире объектов" • диалог в форме "меню" Применение командного языка в прикладных системах это перенос идей построения интерпретаторов команд для мини- и микро ЭВМ. Основное его преимущество - простота построения и реализации, а недостаток - продолжение их достоинств: необходимость запоминания команд и их параметров, повторение ошибочного ввода, разграничение доступности команд на различных уровнях и пр. Таким образом в системах с командным языком пользователь должен изучать язык взаимодействия. Внешне противоположный подход "человек в мире объектов" -отсутствуют команды и человек в процессе работы "движется" по своему объекту с помощью клавиш управления курсором, специальных указывающих устройств (мышь, перо), функциональных комбинаций клавиш. Диалог в форме меню "меню" представляет пользователю множества альтернативных действий, из которых он выбирает нужные. В настоящее время наиболее широкое распространение получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. В нем все рабочее пространство экрана делится на три части (объекта). Первая (обычно располагающаяся вверху) называется строкой или полосой меню. С ее помощью пользователь может задействовать различные меню, составляющие "скелет" программы, с их помощью производится доступ к другим объектам (в т.ч. управляющим). Вторая часть (обычно располагается внизу или в небольших программах может вообще отсутствовать) называется строкой состояния. С ее помощью могут быстро вызываться наиболее часто используемые объекты или же отображаться какая-либо текущая информация. Третья часть называется рабочей поверхностью (поверхностью стола) - самая большая. На ней отображаются все те объекты, которые вызываются из меню или строки состояния. Такая форма организации диалога человека и машины наиболее удобна (по крайней мере на сегодняшний день ничего лучшего не придумано) и все современные программы в той или иной мере используют ее. В любом случае она должна соответствовать стандарту CUA (Common User Access) фирмы IBM. Рассмотрим теперь два подхода к разработке АРМ. Первый подход -функциональный представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций. Посмотрим, как адаптатируется функциональное ПО (ФПО) к конкретным условиям применения. Отметим программные средства, которые являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой деловой информации и принятием управленческих решений. Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы (процессоры). Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке. Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток. Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды. Большое число специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных. Поэтому они широко используются, например при прогнозировании объемов сбыта и доходов. Достаточно большой популярностью в учреждениях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными, таким образом создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников. Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение м программные средства типа "электронная почта". Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АРМ в составе вычислительной сети. В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных. Хотя современное ФПО отвечает почти всем требованиям, налагаемых на него работниками различных профессий, чего-то все равно всегда не хватает. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его доработки и изменения. Что же касается разработки новых программных средств в АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для новых профессий и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения. Оно выражается в следующем: • учет решаемых задач • взаимодействие с другими сотрудниками • учет профессиональных привычек и склонностей • разработка не только ФПО, но и специальных технических средств (мышь,сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.) Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления. Рассмотрим теперь определение состава средств вычислительной техники комплексов АРМ (на примере системы оперативного управления производством). Методы организации программно-технических средств в комплексах АРМ должны определятся в общем контексте рассматриваемых процессов оперативного управления производством (ОУП) промышленных предприятий, целевая функция которых - минимизировать затраты всех видов ресурсов на изготовление установленной номенклатуры предметов труда. Техническая (аппаратная) совместимость новых средств ВТ по отношению к существующему парку ВТ у заказчика и к парку ВТ, прогнозируемому для приобретения в дальнейшем. Практика показывает, что этот показатель один и ... ПРОДОЛЖЕНИЕ
|
